Caso de éxito Concha y Toro
Solución Gestión de Despacho y Cobranza
Solución que certifica la entrega de productos, permite cuadrar facturas con libro de ventas, apoya y agiliza la cobranza y facilita la administración de objeciones de los clientes; desarrollada con tecnología especializada y altos estándares seguridad de la información.
CASO DE ÉXITO SOLUCIÓN DE DESPACHO Y COBRANZA EN VIÑA CONCHA Y TORO (VCT)
VCT Chile, filial de distribución y comercialización de productos Concha y Toro, maneja más de 50 mil documentos mensuales entre facturas, notas de crédito, notas de débito y respaldos, por lo que su gestión es clave para la empresa.
Administración electrónica de documentos tributarios
“En VCT Chile teníamos que cumplir con una exigencia del Servicio de Impuestos Internos (SII), que nos imponía mantener durante un determinado tiempo toda la documentación tributaria emitida. Hasta entonces nuestros documentos se acumulaban de manera física y si nos surgía alguna disputa o requerimiento de un cliente con alguna factura, teníamos que recurrir al comprobante de manera manual, con los costos de tiempo que ello implicaba y muchas veces no pudiendo recuperar los documentos.
Luego de implementar la solución de Microsystem, empezamos a administrar digitalmente nuestros documentos, y eso nos ayudó a transformar procesos en pro de la eficiencia, mejora en la relación con nuestros clientes y disminuir los días de pago de nuestras facturas”.
«Con la implementación de la Solución de Despacho y Cobranza de Microsystem logramos bajar considerablemente los días promedio de pago en las facturas, y además dejamos de perder negocios por pérdida de documentos.» Alejandro García – Gerente Administración y Finanzas en Viña Concha y Toro Chile
Digitalizan y disponibilizan los documentos para consultar en línea
“Microsystem nos ofreció su Solución para la Gestión de Despacho y Cobranza que nos permitió, entre otras cosas, mejorar nuestros procesos. Esta plataforma nos permite acceder en forma digital y casi en línea a la factura, una vez entregada la carga. El proceso comienza con la digitalización de los documentos, rescatan la información del receptor de la factura, y luego lo disponibilizan en una plataforma documental, donde los podemos consultar en línea. Esto nos permitió facilitar el proceso de cobranza, al certificar la entrega de los productos, ante cualquier objeción del comprador. Además nos ofrecieron el servicio de almacenamiento físico de todos estos documentos, lo que nos liberó mucho espacio físico.
Muchas veces tenemos disputas con clientes por fechas, cantidad de pagos, montos, etc. y para dar ágil solución recurrimos al documento digital firmado para verificar la información.
Como parte de la solución, Microsystem realiza un proceso de certificación de productos entregados; para eso, realizan una conciliación de las facturas emitidas según libro de ventas, contra las facturas recepcionadas de despacho, generando un informe con diferencias, para gestionarlas”.
La documentación es súper valiosa para nuestra relación con clientes
“Con esta solución podemos administrar en forma eficiente las 50 mil facturas mensuales. El almacenamiento electrónico de los documentos nos permitió deshacernos de un proceso logístico complejo para el cual no estábamos preparados, en Microsystem son expertos y les entregamos este rol a ellos.
Por su parte, muchas veces los clientes objetan los montos de las facturas o indican no haber recibido todos los productos, pero como tenemos todo digitalizado, ya no hay extravíos de documentos ni pérdida de tiempo en la búsqueda de comprobantes. Esto nos ayudó a agilizar la cobranza, logrando bajar considerablemente los días promedio de pago, y además dejamos de perder negocios por pérdida de documentos».
Soluciones, automatización y transformación digital
“Microsystem nos ha provisto un servicio por más de 5 años y han aportado con ideas y soluciones, generalmente con incorporación de tecnologías, afortunadamente nos han empujado en procesos de automatización, de transformación digital, etc.
Finalmente, destaco su rol de consultores expertos, porque nos están ofreciendo constantemente mejoras a la experiencia de usuario de nuestros clientes, proponiéndonos cosas diferentes. El trabajo ha sido súper bueno y estamos apuntando a que este proceso sea cada vez más automatizado, de modo que fluya de la mejor manera posible y que sea un aporte permanente a nuestro trabajo”.
Alejandro García
Gerente De Administración y Finanzas
Viña Concha y Toro Chile (VCT)