[Caso de éxito] Empresa Guallarauco avanza en su crecimiento, con RPA

Incorporamos RPA pensando en el futuro, preparándonos para escalar en función de nuestro crecimiento.

“Guallarauco es una empresa en desarrollo muy innovadora, que ha crecido bastante en los últimos años y, en un minuto, nos dimos cuenta que íbamos a tener mucha gente haciendo trabajos administrativos repetitivos. Lo que teníamos funcionaba bien, pero muy manual. Por ello, más adelante, íbamos a necesitar más personal y controles que no teníamos. Entonces surgió la idea de automatizar tareas operativas reiterativas. Incorporamos RPA pensando en el futuro, para prepararnos para escalar en función de nuestro crecimiento.

Partimos con la contabilización de facturas. Guallarauco trabaja mucho con supermercados, los que, una vez a la semana, le pagan dos mil facturas. Para ingresarlas al sistema, alguien tenía que digitarlas y tardaba dos días de trabajo. No solo el factor tiempo era considerable, además se generaban errores porque ingresar dos mil números de seis dígitos cada uno, daba el espacio para equivocaciones e inconsistencias. Automatizamos esa tarea y, lo que tardaba dos días alguien dedicado 100%, ahora lo hace un robot durante la noche y, a primera hora del día siguiente, tenemos la información actualizada.

El segundo proyecto fue la descarga de las facturas de proveedores. En un portal el robot lee el número de la factura, Rut del proveedor, el monto y la contabiliza con centro de costo, linkeándola con su orden de compra. Con esto hace fidedigno el sistema, porque ahí surgía otro problema, si la persona que ingresaba manualmente la factura la contabilizaba erróneamente, provocaba incongruencias y errores hasta de pago. Con esto se eliminaron esos riesgos, incluso potenciales fraudes, porque el robot da el monto preciso y fecha a pagar.

Partimos la automatización hace dos años con Sigma y luego cambiamos a Microsystem. Nos sorprendió la continuidad, fue sutil, nadie se dio cuenta. Fue un trabajo muy serio, hicieron parametrizaciones, vieron cómo funcionaba, y la verdad es que no tuvimos ningún problema. Alguien trabajó tras bambalinas para que el cambio no se percibiera, lo que habla muy bien de Microsystem, porque nunca es fácil hacer las migraciones, especialmente dar continuidad a un sistema que no instalaron ellos. Actualmente, nuestra relación es fluida, su mesa de ayuda funciona muy bien y levantan las inquietudes y responden adecuadamente en tiempo y forma.

RPA es una herramienta muy útil y versátil, sirve para diferentes áreas y proyectos. Como uno puede educarla, si está bien parametrizada es fiable. Es muy fácil de incorporar, no genera resistencia, ya que es simple y como hace pegas repetitivas, que a nadie le gustan, es muy bien recibida. Estamos evaluando automatizar otras dos áreas, la toma/ingreso de pedidos y las notas de crédito. Para nosotros los grandes beneficios del RPA son que ahorra tiempo, minimiza la tasa de error y nos ayuda a escalar en nuestro crecimiento. En cuanto al ahorro económico, es marginal, no era nuestro objetivo. Ahora, sin duda, para una empresa que necesite ordenar y optimizar sus procesos de cobranza u otros, el RPA es una gran solución. Le recomendaría RPA a cualquier empresa intensa en contabilizar documentos, que le preste servicio al retail, o que tenga muchos proveedores.”

Crescente Valle
Gerente de Administración y Finanzas
Guallarauco