[Caso de éxito] «Esta solución nos ha permitido agilizar el proceso de aprobación de facturas»
En los inicios las facturas de Inacap eran físicas, lo que les generaba mucho extravío de información y documentos. El desafío era ordenar y automatizar el proceso de aprobación de facturas, ya que no tenían claridad de cuánto demoraban en pagar un documento. Microsystem ofreció la solución BPM Gestión de proveedores y aprobación de facturas con portal de proveedores.
“Todo esto partió cuando las facturas eran físicas y teníamos mucho extravío de información y documentos, había algunos que pasaban meses extraviados, hasta que alguien reclamaba.
Además, no sabíamos cuánto nos demorábamos en pagar un documento, porque las facturas estaban guardadas en algún lugar y luego había que digitarlas manualmente en nuestro ERP para poder registrarlas y proceder a su pago.
A raíz de esto, partimos digitalizando la documentación y reemplazamos las tareas manuales del flujo completo del documento. Ahora con el cambio a DTE, cada archivo llega directo al sistema y automáticamente sabemos su ruta, desde que el proveedor la emite y es aprobada por el área que solicitó el producto o servicio, hasta que nos llega al área de Finanzas.
Si antiguamente llegaba el RUT, el giro o el IVA erróneos en los documentos, el proceso manual era muy lento. Lo que nos ha permitido este sistema es que este tipo de tareas preliminares (si el documento no cumple ciertas condiciones), las detecta automáticamente y el sistema lo alerta. Si el documento está correcto, continúa con su flujo normal, se valida y queda disponible para registro.
Este sistema para gestión de facturas desarrollado por Microsystem nos ha permitido hacer seguimiento del flujo, agilizar el proceso de aprobación de facturas, eliminar muchas funciones manuales y automatizarlas. Hemos incorporado y definido bastantes reglas de negocio y hoy día estamos en un proceso de maduración que nos va a permitir sacarle aún más provecho al sistema”.
Iván Avilés
Gerente de contabilidad
Inacap