[Caso de éxito] «Liberamos 2 horas diarias de tareas rutinarias para destinarlas a labores de mayor valor agregado»

Coipsa es un grupo de empresas industriales con más de 40 años de trayectoria en la fabricación de papel y soluciones de embalajes a partir de la gestión y reciclaje de residuos. El gran dolor que tenía el área de tesorería antes de implementar la solución de Microsystem era que la conciliación bancaria de las 7 empresas de su holding se realizaba de manera manual y no lograban tener la información a tiempo.

“Había un dolor ya que la conciliación bancaria es un proceso muy relevante de hacer de forma diaria, primero como un control y segundo porque con eso sabes cuánto tienes disponible a primera hora de la mañana. Para esto requeríamos de los tesoreros que realizaban la conciliación manualmente y si alguno no estaba, esa labor no se realizaba y fallábamos, lo cual era súper importante de resolver”.

¿Cuál fue la solución implementada por Microsystem?

Microsystem nos implementó la solución Automatización de la Conciliación Bancaria que consiste en que un robot ingresa diariamente a nuestras cuentas bancarias para revisar los movimientos y los compara con los registros contables que se llevan en cada filial del grupo. Al ser una tarea repetitiva, este cambio permite que quienes realizaban la tarea manualmente en excel puedan destinar este tiempo a tareas de mayor valor.

¿Qué beneficios puedes destacar tras la implementación de este RPA?

La incorporación de este tipo de tecnología en el grupo Coipsa es inédita y responde a la búsqueda de modernización y nuevas formas de hacer las cosas. Lo que nos ha permitido esta solución ha sido apoyarnos y que todos los días a las 9 de la mañana ocurra de manera automática la conciliación bancaria, lo cual no lográbamos anteriormente ya que las personas llegaban a esa hora a empezar a trabajar en la conciliación.

Además nos ha permitido:

• Liberar 2 horas diarias de trabajo repetitivo y destinarlas a otras labores que agregan mayor valor.
• Ser constantes en nuestra labor y poder programarnos, ya que tenemos el respaldo y la certeza de que la conciliación estará todos los días.
• Tener un orden de todas las conciliaciones en una misma carpeta digital.
• Si auditoría me pide revisar las conciliaciones bancarias les entregamos las carpetas y tengo la confianza de que la información está ahí y es correcta.

Javier Donoso
Jefe de Finanzas
Grupo Coipsa