[Caso de éxito] – Cómo MicroeDoc ayudó a Asesores FLC a reducir de 200 a 5 horas la gestión mensual de firma de documentos

Gestionar la firma de un documento puede resultar sencillo. Sin embargo, cuando este proceso se vuelve masivo, termina siendo necesario apuntar hacia la digitalización y automatización. Ese fue el desafío que enfrentó Asesores FLC, una pyme que se encarga de cobrar a las compañías de seguros el daño que registre la propiedad de sus clientes producto de sismos, temporales o incendios.

“Con todos los cambios que estamos viviendo, como la aprobación de las cuarenta horas, el home office y el aumento salarial, tenemos que ser súper eficientes. Entonces, siempre estamos buscando oportunidades donde podamos digitalizar nuestros procesos y la firma de documentos era una de ellas”, asegura Felipe Parada, Gerente Control de Gestión y Experiencia de Clientes.

El desafío era épico. Necesitaban convertir un proceso manual que implicaba recolectar la firma de sus clientes en algo más automatizado y que se resolviera con tan solo un clic. La productividad se estaba viendo afectada y los clientes estaban demandando más rapidez en la tramitación. No era lo mismo que 100 clientes firmaran un documento a que esa misma cantidad tuviera que firmar 3 documentos en momentos diferentes de la gestión del cobro del seguro.

“Los clientes deben firmar tres documentos en este viaje que tienen con nosotros, que dura aproximadamente tres meses. Estos tres documentos deben ser validados dos al inicio y uno en la mitad del proceso. Nosotros íbamos a visitar al cliente para que firmara el contrato. Entonces, implicaba invertir un tiempo que ralentizaba la gestión porque eran mínimo dos horas por cada cliente. Si consideras que en nuestro caso, mínimo son 100 clientes mensuales, estamos hablando que invertíamos más de 200 horas al mes. Entonces, fue allí donde nos dimos cuenta que esto era inviable”, sostiene.

Firmar con tan solo un clic

Pero, ¿cómo una compañía puede pasar de invertir 200 horas a cinco horas mensuales? Es allí donde entra en escena MicroeDoc Portal Firma. Un software desarrollado por Microsystem que permite la firma electrónica de documentos de una forma simple, legal y segura. Con esta herramienta, todos los clientes pueden lograr mayor eficiencia en sus procesos, trazabilidad y transparencia y, por sobre todas las cosas, generar un impacto positivo en el medio ambiente reduciendo el uso del papel y evitando el uso de locomoción para traslados.

Y eso era lo que también buscaba Asesores FLC: convertirse en una oficina sin papel. Esto significa reducir su consumo, que se traduciría en ahorro de dinero, la agilización de los procesos de su negocio y, por último, pero no menos importante, la protección del medio ambiente.

“Cuando empecé a buscar un SaaS me preocupé principalmente de que fuera capaz de dar confianza a mis clientes, que tuviera un propósito claro y que me ayudara a mejorar mis indicadores de productividad. Fue por esa razón que elegí a MicroeDoc porque se conectaba muy bien con mi tipo de cliente que son desde la generación X hasta centennials. Era un sistema simple que además podía entregar una experiencia al usuario que fuera agradable y rápida”.

Un producto que se adapta al cliente

Cuenta Felipe que lo que más valora de la herramienta es la facilidad que ha tenido de ir adaptándola según las necesidades que se van presentando en su equipo. Hoy MicroeDoc se construye desde la mirada de clientes como Felipe, quien van entregando inputs importantes sobre cómo mejorar la experiencia del usuario que utiliza la interfaz. Para este tipo de desarrolladores tecnológicos, el cliente es el epicentro de toda su cultura empresarial porque tienen claro que es el cliente quien mantiene vivo al producto y en torno a él deben girar las estrategias.

“Yo me siento muy bien escuchado porque hay ideas que levantan mis clientes y son bien recibidas por el equipo de MicroeDoc. Mi foco está siempre en cómo les hago más fácil la vida a ellos. Hoy, en reuniones de Mejora Continua, mi equipo propone nuevas ideas y se las que transmitimos a Microedoc para que ellos las implementen en el producto. Todo mi equipo  se siente muy bien escuchado”, agrega.

Este nivel de empoderamiento que el equipo de Asesores FLC ha tenido con la herramienta responde también al proceso de onboarding y al acompañamiento que tuvieron. Para MicroeDoc es clave que sus clientes perciban el valor inmediato de su solución y que eso tenga un impacto positivo en la satisfacción de sus clientes. Además, es un producto que aspira también a que el usuario final perciba que el producto es amigable.

“Hoy ahorro más de 190 horas mensuales y no tengo que contratar a cuatro personas para realizar un trabajo que es rutinario. Además, mis clientes se sienten seguros firmando a través de MicroeDoc porque los hemos educado sobre ella para que puedan sentir confianza y seguridad de que el proceso es absolutamente legal y transparente”.

Hoy Felipe junto a su equipo están entregando una experiencia mucho más rica, más ágil y más fluida. Esto sin duda ha repercutido en el aumento de sus ventas porque sus clientes no han encontrado fricciones en el camino, lo que permite que el proceso comercial fluya orgánicamente. Ellos han comprendido que, en la medida que tienes una herramienta que te permite darle viabilidad a todo, las ventas van a llegar por sí solas.