[Caso de éxito] «Tableau y la implementación de metodología ágil en auditoría, han sido fundamentales para cumplir con nuestra promesa de agregar valor»

El área de Contraloría del Banco de Chile necesitaba una herramienta que permitiera acompañar un proceso de mejora continua en la organización, mediante exploración de múltiples dimensiones de los datos.

En un principio analizaban muestras, y ahora analizan el 100% de los datos, lo que les ha permitido producir un cambio de paradigma en la organización. Actualmente están entregando información que genera mayor valor en el negocio y la gestión, lo cual les permite tener visión no solo en las áreas de Contraloría, sino que en otras líneas de negocio del banco.

“Esto va unido a un conjunto de iniciativas que hemos desarrollado en el tiempo, tendientes a cumplir nuestra promesa de agregar valor. Todos tenemos esas ganas de hacerlo y a veces cuesta encontrar cómo. La implementación de Tableau y posteriormente la implementación de la metodología ágil en auditoría, han sido aspectos fundamentales para poder cumplir con ese propósito. El cambio de paradigma se da y se nota en forma inmediata.

En la medida que te planteas como objetivo agregar valor y cumples esa promesa, la visión de la persona con la cual te relacionas pasa de auditado a interesado.  De esa forma el interesado le asigna un valor a lo que le estamos mostrando y en ese sentido, Tableau es a su vez una herramienta útil para que nosotros podamos cumplir con la promesa de agregar valor”, comentó Óscar Mehech, Gerente División Contraloría Banco de Chile.

Auditoría del Banco de Chile ha tenido grandes avances en su metodología, buscando permanentemente nuevas herramientas y manteniéndose al día en las tendencias más actuales, lo que les ha generado una retroalimentación positiva dentro de la misma empresa.

Testimonios:

• Óscar Mehech, Gerente División Contraloría Banco de Chile
• Eladio Piña, Gerente Área Auditoría Corporativa Banco de Chile
• Rodrigo Guzmán, Gerente Área Contraloría Banco de Chile

¿Por qué Tableau? ¿Cuál era el desafío que tenía la Contraloría para pensar en una herramienta de inteligencia de negocios?

“En el banco estamos sentados en una montaña de datos y es un desafío convertir esos datos en información y una forma de hacerlo es a través de herramientas como Tableau. En el momento que la elegimos estuvimos buscando una plataforma que fuera fácil de utilizar, que no requiriera una capacitación específica, demasiado profunda y que no fuéramos dependientes de un consultor, queríamos ser autosuficientes.

Tableau cumplía con todos estos requisitos y vino a responder una inquietud que teníamos hace mucho tiempo, que era, por una parte entregar al usuario la información de forma condensada, gráfica y fácil de entender. Por otra parte, poder administrar importantes volúmenes de datos, para no solamente tomar una muestra de casos, sino que trabajar con el 100% de los datos y eso requería una herramienta que pudiera cumplir ambos propósitos, Tableau”, señaló Óscar Mehech, Gerente División Contraloría Banco de Chile.

¿Cómo fue el apoyo de Microsystem en este proceso inicial?

“Nosotros conocíamos la herramienta, nuestro objetivo era generar dashboards que fueran eficientes y poder sacar  potencialidad a la plataforma en conjunto con todo lo que estábamos haciendo en metodología de Auditoría Continua. El apoyo con capacitaciones y soporte de Microsystem fue fundamental para poder crear los primeros dashboards”, expresó Rodrigo Guzmán, Gerente área Contraloría Banco de Chile.

¿Qué pensaban que necesitaban lograr?

“Lo que pensábamos lograr era presentar la data de una forma distinta, que fuera útil y en un tablero mostrarles a nuestros interesados qué necesitaban y dónde poder ver ciertos riesgos y alertas.

Nuestros interesados inicialmente eran áreas de la misma Contraloría, a medida que el proceso fue madurando sumamos como interesados a distintas áreas de primera y segunda línea. Nosotros desarrollamos, testeamos y liberamos el indicador y posteriormente los interesados se hacen dueños de éste, esto ha permitido tener la visión de riesgo en otras líneas de negocio del banco, lo cual está generando bastante valor”, comentó Rodrigo Guzmán, Gerente área Contraloría Banco de Chile.

Por su parte, Eladio Piña, Gerente Área Auditoría Corporativa Banco de Chile, expresó que “hace cinco años fuimos a ver qué tenían otros bancos que estaban más avanzados que nosotros, ahí nos planteamos el desafío de buscar una metodología propia, y así nació el punto de inflexión para llegar a lo que tenemos hoy día. A los dos años, los mismos colegas vinieron a ver lo que teníamos y nos felicitaron por el avance”.

Con respecto a este proceso como un cambio de paradigma del banco, Óscar Mehech, Gerente División Contraloría Banco de Chile, expresó que “ha sido tremendo, ya que estamos entregando información que estaba fuera de su radar. Nos dimos cuenta que algunos indicadores generan más valor del que esperábamos al inicio. Nuestro objetivo era enfocarnos en el riesgo, pero esto ha generado valor desde el punto de vista de negocio y gestión”.

¿Qué beneficios trajo el poder analizar el universo completo de los datos y dejar atrás las muestras?

“En la medida que logres tener mayor cobertura, naturalmente tu nivel de aseguramiento es mucho mayor, y en este caso es bien distinto poder opinar sobre una muestra a poder analizar el 100% de los datos y emitir opinión en el tiempo que tu estimes”, manifestó Eladio Piña, Gerente Área Auditoría Corporativa Banco de Chile.

¿Cómo te permite Tableau analizar este gran volumen de datos?

“Tableau es rápido, eficiente y además claro, permitiendo entender rápidamente el resultado a terceros que conocen o no el proceso. Hay aspectos de Tableau que nos ayudan mucho, lo intuitivo de las tablas, la gráfica es muy bonita, la facilidad de uso, la posibilidad de enganchar con SQL, automatización, etc”, expresó Óscar Mehech, Gerente División Contraloría Banco de Chile.

¿Cómo ha sido el impacto en la organización?

“Fue inmediato. Desde el primer indicador que mostramos al negocio y al área de operaciones, se produjo un interés mayor, lo que nos incentivó a crear más indicadores y posteriormente a automatizarlos. Junto con las demás iniciativas que hemos desarrollado en el tiempo, nos permiten acercarnos a cumplir nuestra promesa de agregar valor. La implementación de Tableau y posteriormente la implementación de la metodología ágil en auditoría, han sido aspectos fundamentales para poder cumplir con ese propósito. El cambio de paradigma se da y se nota en forma inmediata“, comentó Óscar Mehech, Gerente División Contraloría Banco de Chile.

Por su parte, Eladio Piña, Gerente Área Auditoría Corporativa Banco de Chile, expresó que ha sido un impacto medible ya que “completamos satisfactoriamente la Evaluación de Calidad de la función de Auditoría Interna, logrando la Certificación Internacional que ratifica que nuestras auditorías se desarrollan de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría Interna descritas en el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (MIIP – IIA Global). En Chile, somos solo 13 empresas que la tenemos, y de esas, cuatro bancos. Algunos de los elementos que se evalúan son gobierno, personal, gestión y procesos de Auditoría interna, incluyendo elementos, tales como, la cobertura, agregar valor, buenas prácticas, tener herramientas que apoyen la gestión, entre otras”.

La certificación manifiesta el compromiso de la Auditoría Interna de Banco de Chile con el cumplimiento de las normas internacionales para la práctica profesional de la Auditoría interna y por mejorar de forma continua su desempeño de calidad, profesionalidad y uso de “mejores prácticas”. La evaluación externa de calidad se realiza al menos una vez cada cinco años.