[Caso de éxito] – Con solución BPM Enaex disminuye pérdida de IVA y elimina el proceso manual para aprobar facturas

“El BPM implementado por Microsystem nos permitió descender la pérdida de IVA que teníamos. Gracias a esta solución integrada con nuestros otros sistemas como SAP, hoy día el registro de documentos es mucho más fluido y sin retrasos importantes con nuestros proveedores. La solución nos entregó visibilidad, mejora continua, efectividad, optimización y agilidad”.

“A Microsystem lo conocí hace 8 años cuando necesitábamos desarrollar soluciones que no contemplaba nuestro ERP. En Enaex trabajamos hace más de 10 años con facturación electrónica. Dado que teníamos esa documentación y se seguían recibiendo facturas en forma impresa, necesitábamos ordenar todas las facturas que se recibían.

Teníamos la contabilidad descentralizada, dado que tenemos plantas en varias regiones. Nuestros usuarios tenían que ingresar las facturas, por lo que había mucha pérdida de documentos.

Con la solución de aprobación de facturas encontramos un gestor documental donde podíamos recibir las facturas electrónicas y físicas, validar esa información con las órdenes de compra, vía correo, y solicitar la información a las distintas áreas de la compañía.

Teníamos una pérdida considerable de IVA, dado que las facturas se perdían, a veces aparecían meses después, y a través de este BPM, vimos la solución para poder centralizar y recibir las facturas en una plataforma que nos permite contabilizar y gestionar su ciclo.

A través del portal de proveedores, ellos pueden consultar el estado de sus facturas. Actualmente tenemos casi 3 mil proveedores enrolados. Con el portal pudimos reducir la cantidad de llamados que llegaban de proveedores solicitando información, y así darle más tiempo a la gestión.

Microsystem nos mostró esta solución y pudimos darle un enfoque más centralizado, mejorando los rendimientos y además documentar los procesos.

La solución nos entregó visibilidad, mejora continua, efectividad, optimización y agilidad. Nuestro BPM ha sido muy exitoso en la empresa, porque obtener aprobaciones vía workflow les ha solucionado la vida a muchas jefaturas. Con esto, ellos tienen la información en línea.

Nosotros antiguamente, demorábamos 60-90 días en pagar a nuestros proveedores, perdíamos IVA, nos atrasábamos en el pago, llegábamos a perder proveedores importantes por no pagar al día nuestros documentos.

Ahora, desde el día cero hasta el vencimiento del documento, en menos de 15 días ya tenemos la aprobación del pedido con orden de compra, y antes del día 30 se envía el pedido de pago a tesorería. Eso nos permite unir el ciclo de compra, hasta su fecha de pago».

Rodrigo Espinoza
Jefe de proyectos y procesos contables
Enaex