Importancia de la gestión documental para su empresa

Prácticamente toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una empresa, requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios que requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información.

La Gestión Documental se entiende como el conjunto de tecnologías y técnicas utilizadas para gestionar los documentos de una empresa u organización. La misión es administrar el flujo de estos documentos lo que dure su ciclo de vida. Cabe destacar que ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. El sistema apunta también al proceso de búsqueda y organización de los documentos, así como de datos e información general en sus diversos formatos.Implementando tecnologías de gestión documental, su empresa podrá hacer más eficiente el uso de la información, contando con información oportuna y reduciendo costos. Gestionar de mejor forma la documentación existente sin duda incrementará la productividad de su organización.

CARACTERÍSTICAS DE SEGURIDAD

Para que un sistema de gestión documental funcione de forma optimizada y preste utilidad a la organización, éste debe cumplir con dos medidas muy importantes de seguridad. La primera tiene relación con la integridad de los documentos, al tratarse del respaldo de las actividades de la empresa es necesario que se conserven en buen estado y que se evita la pérdida de estos, ya sea físicamente o la digitalización.A ello debemos sumar la garantía de acceso restringido a la información, es decir que sólo personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos. En Microsystem sabemos la importancia que tienen para el desarrollo de su empresa la gestión oportuna y eficiente de la información, por lo que ofrecemos un sistema confiable que facilita el accesos a la documentación y le permite concentrar sus esfuerzos en prestar un mejor servicios a sus clientes.