Zurich estructura su flujo de trabajo de seguros colectivos con solución BPM

«Hoy día veo a Microsystem como un socio estratégico con el cual llevamos harto tiempo trabajando. Desde el momento en que los elegimos como proveedor, hemos seguido trabajando con ellos a pesar de que hay bastante competencia»

“Nuestro desafío con este BPM partió como EuroAmerica, ahora somos Zurich desde octubre del 2018. El proceso lo empezamos hace 8-10 años atrás por la alta cantidad de formularios en papel que utilizábamos y seguimos utilizando. Con este, queríamos automatizar su ingreso y funcionalidades.

Nosotros somos de las principales compañías de seguros del país en el negocio de seguros colectivos. Las empresas contratan seguros colectivos de vida y salud, entre varios, y en la gran mayoría de los casos el sistema de incorporación es a través de formularios con datos. Todo esto genera mucho flujo de papel y el gran problema es que teníamos poca seguridad en el manejo y control de éste.

Para entender, primero llegaba el formulario en papel a alguna de las oficinas de la compañía, debía ser enviado al departamento de producción, área que trabajaba e ingresaba la información de los casos al sistema, luego se enviaba al área de evaluación médica para determinar las condiciones de aceptación de los clientes. El ciclo de evaluación terminaba luego de la aceptación del cliente de las condiciones de aseguramiento propuestas, previo contacto con el cliente a través del corredor o la empresa.

Teníamos un proceso 100% manual, donde todo se manejaba en base al documento físico, se iban moviendo papeles de escritorio en escritorio, con riesgo de pérdida, de quedarse en una sucursal, escritorio, etc. Lo que hicimos con la incorporación del BPM, fue ordenarlo a través de una estructura en sus funciones, montando una capa digital que permite ingresar en la punta el formulario, e integrar esa capa digital  con el “core” de seguros. Se escanean los papeles en la entrada, se clasifican y después lo obligas a recorrer una carretera donde está bien definida cada etapa del proceso, con todas las alertas y ayudas bien pre definidas y controladas por el BPM.

Adicionalmente, la digitalización en la punta va constituyendo un expediente digital, con todos los documentos de la transacción, quedando disponible para los usuarios de la compañía, a través de ciertos permisos, pudiendo incluso disponer al asegurado cierta documentación a través de la página web.

Todo se trabaja sobre la imagen, no más sobre el papel. Puedes tener a las personas trabajando en distintos edificios, distintas ciudades, países, no importa donde estés. El BPM tiene trazabilidad y un registro detallado de la transacción del proceso, lo que le permite a nuestros clientes solicitar información de en qué estado se encuentran sus solicitudes.

Para nosotros uno de los beneficios más importantes de este BPM implementado por Microsystem es el tema de la seguridad de la información, que podamos escanear los papeles en la entrada y administrar eficientemente las actividades del flujo, teniendo la seguridad del registro, ya no siendo tan relevante lo que pase con el papel físico en adelante.

Hoy día veo a Microsystem como un socio estratégico con el cual llevamos harto tiempo trabajando. Desde el momento en que los elegimos como proveedor, hemos seguido trabajando con ellos a pesar de que hay bastante competencia.

Ellos fueron los primeros en estar en el grado de avance de desarrollo que uno requería, eran los líderes en temas de procesos asociados a imágenes, han evolucionado adecuadamente tecnológicamente y han tenido la visión para hacer las cosas bien”.

Rodrigo Ramírez
Gerente de Operaciones de colectivos
Zurich